經辦人應與業務部門加強溝通，隨時掌握企業投標、中標、合同談判、簽約及合同執行每一個環節的情況，熟悉標書及合同中有關銀行保函的條款，弄清銀行保函的具體要求，必備的擔保內容及保函開具及送達后，受理人或受益人應確認的文件。
在保函有效期內，經辦人要密切與擔保銀行的聯系，隨時向擔保銀行提供足以證明合同義務履行的文件、資料，要求逐步減少擔保金額或注銷擔保金額。 如有的合同是一次性履行合同義務，當一次性的合同義務履行完畢后，經辦人應盡快將有關文件送給擔保銀行，并聲明拒絕招標人的任何索賠，必要時還可要求擔保銀行通知招標人或業主。如有的合同是多次履行合同義務的，則每履行完其中一項義務后，經辦人就應當向銀行提供一次文件（提單、發票、完工證書、驗收證明等），并要求遞減擔保金額，以拒絕招標人對這一項義務的索賠。企業的業務部門和財務部門應密切配合共同完成這項工作，以防止或減少對外經濟合同中產生的不必要糾紛和不應當承擔的賠償。
銀行或者擔保公司索要提供的一些資料
銀行資料根據報送銀行不同，略有差別，具體簽約性資料版本由銀行提供。
1、法人代表證明書及身份證復印件（一式兩份）；
2、開立保函委托協議書；
3、董事會（股東會）決議、成員簽字樣本；
4、出具保函承諾書；
5、法代個人反擔保書；
6、反擔保保證合同；
7、保證額度使用申請書；
8、保函收妥確認書。
我們看到履約保函是對雙方保障的具有法律效益的，這么多的好處，在辦理履約保函的時候應該滿足以下幾個條件，希望需求的朋友做好提前準備，避免跑空哦。
履約保函的條件是：
1、在申請銀行開戶；
2、具備履行擔保項下合約的能力；
3、項目符合國家規定；
4、提供符合要求的保證金或反擔保。
