全宗原則：全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的全部檔案的有機整體。檔案整理要維護全宗的完整性，即同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。這有助于保持檔案之間的內在聯系，反映一個特定主體的活動全貌。比如，某企業的檔案構成一個全宗，其各個部門、各個時期形成的檔案都應歸屬于這個全宗，不能將該企業的檔案與其他企業的檔案混在一起整理。
按來源分類
組織機構分類法：按照檔案形成的組織機構進行分類，將同一部門或單位形成的檔案集中在一起。如政府機關中，不同科室形成的檔案分別歸類，能體現各部門的職能和工作范圍，以及部門之間的協作關系。
作者分類法：以檔案的作者為分類依據，將同一作者形成的檔案歸為一類。對于個人檔案或一些特定作者群體的檔案，這種分類方法有助于了解作者的思想、工作風格和學術成就等。
分析檔案內容
瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。
提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據此確定與市場營銷相關的主題。
參考相關標準和規范
國家標準和行業標準：許多行業和領域都有關于檔案分類的國家標準或行業規范，這些標準提供了通用的分類框架和主題詞表，可以作為確定主題和分類標準的重要參考。例如，《企業檔案工作規范》《機關檔案工作條例》等對不同類型檔案的分類都有相應的規定。
專業分類體系：對于一些特定的專業領域，如醫學、法學、歷史學等，有專門的分類體系和主題詞表。在整理相關專業檔案時，可以借鑒這些專業分類體系，使檔案的分類更加科學、準確，便于專業人員的利用和研究。
