準備材料：通常需要營業執照副本原件及復印件、法人身份證原件及復印件。如果委托他人辦理，還需提供法人授權委托書及被委托人身份證原件及復印件。不同地區可能要求略有差異，如佛山地區還需要刻章申請書或委托書等。
選擇刻章機構：要前往公安機關指定的具有合法資質的刻章單位。可以通過當地公安部門官網等渠道了解刻章單位的資質及信譽。
玉石（如翡翠、瑪瑙等）：玉石材質通透溫潤，具有獨特的天然紋理和色澤（如綠色、紅色、白色等），本身就具有較高的視覺辨識度。由于玉石硬度適中，刻制時能保留精細的字體細節，蓋章后印記清晰，且玉石章的質感和光澤在視覺上極具獨特性，容易與其他材質的印章區分。
嚴格使用審批，留存使用痕跡
建立用印審批制度：任何使用合同章的行為，必須經過規范的審批流程。例如：
由業務部門提交《用印申請單》，注明合同名稱、簽約方、用印頁數、用印原因等信息；
經部門負責人審核、法務部門（或合規部門）對合同內容合規性審核后，報企業負責人（或授權人）審批；
審批通過后，保管人方可蓋章，嚴禁 “先蓋章后審批” 或 “無審批蓋章”。
全程記錄留痕：
用印時，保管人需核對合同內容與審批單信息是否一致，確認無誤后在指定位置蓋章；
建立《合同章使用登記臺賬》，詳細記錄每次用印的日期、合同名稱、簽約方、用印數量、審批人、經辦人、保管人等信息，必要時留存合同復印件或掃描件存檔；
蓋章過程可通過監控錄像記錄（如在保管地點安裝攝像頭），便于后續追溯。
