檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。
先后順序為：調(diào)卷 > 著錄 > 掃描 > 處理 > 質(zhì)檢 > 歸還 > 備份 > 掛接。在之前的檔案管理數(shù)字化是需要拆卷的，但是現(xiàn)在有專業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備(比如book2net和iscan系列的產(chǎn)品)可以免拆卷，這就省去了很多的人力物力。
檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范
下面介紹詳細(xì)的步驟：
檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。
對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:
(一)，使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。
(二)，使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《機(jī)關(guān)檔案目錄模板》文檔(文檔號為JS121006002)。
如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，我方要認(rèn)真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。并修改成與《機(jī)關(guān)檔案目錄模板》類似的字段標(biāo)準(zhǔn)。對于錯誤或疏漏的修正，具體細(xì)則如下：
1，如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并去除錯誤信息。
2，著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應(yīng)給組長，如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段，要與客戶協(xié)商，并及時向公司技術(shù)部反饋。以下著錄項必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：
以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。
以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。
3，如果目錄內(nèi)容有錯(如主題內(nèi)容，文號等)，以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)，并及時反應(yīng)給組長，由組長與客戶協(xié)商解決。
4，如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向組長反應(yīng)，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應(yīng)錄入為簡體字。
5, 如遇到無題名的檔案,及時記錄下來，反應(yīng)給客戶協(xié)商解決。
6，關(guān)于順頁;整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。
7，關(guān)于分卷問題;檔號保持不變，卷號采用“卷號-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果紙質(zhì)檔案分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應(yīng)一條案卷目錄(不能兩個分卷對應(yīng)一個目錄)。
8，關(guān)于補卷問題;漏歸檔的檔案作為補卷插入時，卷號要以實際的紙質(zhì)檔案的卷號為準(zhǔn)。如0025-1、0025-A、0025-補、0025A等，我們做目錄時當(dāng)保持不變。
9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠(\ ,/)，如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線(-)(注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入)，日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時補0。
以上問題出現(xiàn)時，及時反饋給組長，由組長和客戶協(xié)調(diào)。
檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序：
1>導(dǎo)入檔案目錄到(檔案數(shù)字化加工軟件);
2>通過生成計算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu);
3>開始掃描檔案;
掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：
1，掃描后的文件存儲格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設(shè)置顏色為“灰度”。
2，檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)吞紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。
3, 認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案《掃描登記表》(附件二)，登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。
4, 掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進(jìn)行掃描。(掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。)
影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準(zhǔn)，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。
影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。
影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務(wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對圖像進(jìn)行掃描(初次掃描的圖像要保留)。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。
1，逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。
2，逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。
3，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。
如果出現(xiàn)以上問題要填寫《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》并及時修改，完成質(zhì)檢后將表提交給組長。組長按《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》二次質(zhì)檢，并對其它數(shù)據(jù)按5%比例抽檢。
檔案裝卷
1，裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符;
2，檢查盒內(nèi)文檔的各種編號與盒面各項是否相符;檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確;
3，裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應(yīng)的問題外，發(fā)現(xiàn)文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時要及時向轉(zhuǎn)交人員問詢，反應(yīng)給組長及時解決;
4，裝卷時一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規(guī)則;
數(shù)據(jù)備份
掃描期間組長要備份不同價段的數(shù)據(jù)兩份以上，掃描后備份，質(zhì)檢后備份，全部工程完成后，客戶經(jīng)驗收合格后，進(jìn)行三種備份
1，將全部數(shù)據(jù)刻錄成DVD光盤備份。
2，將全部數(shù)據(jù)在計算機(jī)硬盤上備份。
3，將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。
